Desain Organisasi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1      Latar Belakang

            Apakah itu struktur organisasi? Struktur organisasi ialah susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi. Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.

1. Organisasi Menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

2. Organisasi Menurut James D. Mooney

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard

Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

Desain dan struktur organisasi ini adalah sebuah proses yang meliputi enam elemen :

- Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian.

- Pembagian departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer

- Ada rantai komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien

- Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan

Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi

- Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan

1.2      Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas dapat di buat beberapa rumusan masalah yaitu antar lain:

1. Konsep dasar dari struktur organisasi dan beberapa pendekatan dalam mendesain organisasi
2. Keterkaitan antara pembagian kerja, departemensasi, hierarki, dan koordinasi
3. Organisasi informal, organisasi formal dan organisasi publik
4. Bentuk desain organisasi

BAB II

PEMBAHASAN MASALAH

 2.1 Konsep Dasar Dari Struktur  Organisasi Dan Beberapa Pendekatan Dalam Mendesain Organisasi

            Dalam suatu organisasi minimum memiliki  tiga elemen penting yang saling berrhubungan satu sama lain, di antaranya ialah:

a.       Selompok orang

b.      Interaksi dan kerja sama

c.       Tujuan bersama

Salah satu ciri2 utama dari organisasi ialah sbb;

      1.      Sekelompok orang yang menggabungkan dirinya dengan satu ikatan norma, peraturan , ketentuan, dan kebijakan yang telah di rumuskan dan masing masing pihak telah  siap untuk menjalankanya dgn penuh tanggung jawab.

      2.      Bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas sekelompok orang tersebut saling manngadakn hubungan timbal balik salinng memberri dan saling menerima dan juga saling kerja sama untuk melahirkan dan merealisasikan (purpose), sarana(objective), dan tujuan(goal).

      3.      Bahwa dalam suatu organisasi yang terdiri atas  sekelompok orang yang saling berinteraksi dan sling kerja sama trsebut di arahkan pada usatu titik tertentu yaitu tujuan bersama dan ingin di realisasikan.

Organisasi dalam arti dinamis adalah suatu  proses penetapan dan pembagian kerja yang akan di lakukan , pembatasan tugas dan kewajiban, otoritas dan tanggung jawab serta penetapan diantara elemen organisasi.

Organisasi dalam arti statis adalah suatu bagan atau struktur dan bergerak demi tercapainya tujuan bersama dalam istilah lain  sering di  sebut struktur atau tata negara organisasi.

Gareth morgan (1986) dan stephen P.Robbin (1990;12-13) mengemukakan bahwa organisasi sering di  konsepkan dengan cara yang berbeda, cara tersebuat di antaranya:

1.      Kesatuan rasional dalam mengejar tujuan yaitu Organisasi ada untuk untuk mencapai tujuan prilaku anggota organisasi dapat di jelas kan sebagai pengejar rasional  trhadap tujuan tersebut.

2.      Koalisasi dari para pendukung(constituency) yaitu orgnisasi terdiri atas kelompok yang masing2 mencoba untuk memuaskan kepentingan sendiri. Kelompok tersebut menggunakan kekuasaan mereka untuk  memengaruhi sumber daya dalam produksi.

3.      Sistem terbuka ; organisasi adalah system stransfirmasi masukan dan keluaraqn yang tergantung pada lingkungan untuk kelangsungan hidunya.

4.      Sistem yang memproduksi arti yaitu organisasi adalah kesatuan yang di ciptakan secara artifical, maksudnya di ciptakan secara simbolis dan di pertahankan oleh manajemen.

5.      Sistem yang di gabungkan secara longgar yaitu organisasi terdiri atas unit2 yang relative berdiri  sendiri dan dapat mengejar tujuan yang tidak sama atau bahkan saling bertentangan.

6.      Sistem politik yaitu organisasi terdiri atas pendukung internal yang mencoba memperoleh kendali dalam proses pengambilan keputusan agar dapat memperbaiki posisi mereka.

7.      Alat dominasi yaitu organisasi yang menempatkan para anggotanya kedalam kotak kotak pekerjaan yang menghambat apa yang mereka lakukan dan individu yang dengannya mereka dapat berinteraksi.

8.      Unit pemprosesan informasi yaitu organisasi menafsirkan lingkunganya, mengoordinasikan aktifitas, dan memudahkan  pembuatan keputusan, dgn memproses informasi secara horizontal dan vertical melalui sebuah struktur hierarki.

9.      Penjara psikis yaitu organisasi menghambat para anggota dgn membuat deskripsi pekerjaan, departemen,devisi dan prilaku standar yang dapat diterima dan yang tidak dapat di terima

10.  Kontrak sosial yaitu organisasi terdiri atas persetujuan yang tidak tertulis ketika para anggota melakukan prilaku tertentu dan untuk itu mereka menerima imbalan

2.2 Keterkaitan antara pembagian kerja, departemensasi, hierarki, dan koordinasi

1.       Pembagian kerja (division of work)

            Pembagian Kerja adalah Upaya untuk menyederhanakan dari keseluruhan kegiatan dan pekerjaan (yang telah disusun dalam proses perencanaan)  --yang mungkin saja bersifat kompleks—menjadi lebih sederhana dan spesifik dimana setiap orang akan ditempatkan dan ditugaskan untuk setiap kegiatan yang sederhana dan spesifik tersebut

            Kadangkala Pembagian Kerja dinamakan dengan Pembagian Tenaga Kerja, namun lebih sering digunakan Pembagian Kerja karena yang dibagi-bagi adalah pekerjaannya, bukan orangnya.

a.       Keuntungan dari spesialisasi pekerjaan.

Pada umumnya prodktifitas akan dapat diperoleh dengan adanya spesialisasi kerja ,misalnya dalam pendidikan, ilmu pengetahuan dan  arts.            Mengapa hal ini terjadi adalah karena tidak seorangpun yang dapat mengerjakan semua pekerjaan dengan hasil yang sama tingginya.

b.      Spesialisasi dan kepuasan kerja.

Spesialisasi kerja memang lebih meningkatkan produktifitas terutama pada pekerjaan yang telah dipecah dalam satu kegiatan kecil yang rutin.        Tetapi semakin spesifik akan membuat sesorang seperti mesin dan tidak manusiawi dan akan memberi dampak pada kepuasan kerja mereka.

Definisi pekerjaan.

Ada 2 dimensi yang menunjukkan suatu spesialisasi pekerjaan ,yaitu :

a.       Job depth (kedalam pekerjaan)

Menunjukkan seberapa jauh seseorang diberi wewenang untuk mengontrol pekerjaannya, misalnya ada pilihan dalam kecepatan dan pilihan cara mengerjakannya.

b.      Job scope.(perluasan kerja).

Menunjukkan seberapa banyak seseorang diberi tugas dalam bekerja. 

       Contoh dari Pembagian Kerja misalnya Pembagian Kerja dalam Bisnis Restoran, pembagian kerja dapat berupa pembagian kerja untuk bagian dapur, pelayanan pelanggan di meja makan, kasir, dan lain sebagainya

2.        Pengelompokan Pekerjaan ( Departmentalization)

         Setelah pekerjaan dispesifikkan, maka kemudian pekerjaan-pekerjaan tersebut dikelompokkan berdasarkan kriteria tertentu yang sejenis

         Pengelompokan Pekerjaan atau Departementalisasi pada dasarnya adalah Proses pengelompokkan dan penamaan bagian atau kelompok pekerjaan berdasarkan kriteria tertentu

         Sebagai contoh, untuk bisnis restoran :  pencatatan menu, pemberitahuan menu kepada bagian dapur, hingga pengiriman makanan dari bagian dapur kepada pelanggan di meja makan dapat dikelompokkan menjadi satu departemen tertentu, katakanlah bagian Pelayan

3.            Penentuan  Relasi   antar   bagian   dalam Organisasi (Hierarchy)

 Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal.

 Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu :

1.      Span of management control atau span of control

Span of management control terkait dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada departemen atau bagian tertentu

2.      Chain of Command

Chain of command juga menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang paling rendah. chain of command juga menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke bagian mana.

4. Koordinasi (Coordination)

         Koordinasi adalah proses dalam mengintegrasikan seluruh aktifitas dari berbagai departemen atau bagian dalam organisasi agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif

        the process of integrating the activities of separate departments in order to pursue organizational goals effectively (Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)

2.3     Organisasi Formal, Organisasi Informal dan Struktur Organisasi Publik

1. Organisasi Formal

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

Organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk saluran-saluran melalui apa komunikasi berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya.

Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit. Status, prestise, imbalan, pangkat dan jabatan, serta prasarat lainya terurutkan dengan baik dan terkendali. Selain itu organisasi formal tahan lama dan mereka terencana dan mengingat bahwa ditekankan mereka beraturan, maka mereka relatif bersifat tidak fleksibel. Contoh organisasi formal ádalah perusahaan besar, badan-badan pemerintah atau birokrasi, dan universitas-universitas.

2. Organisasi Informal

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama.

Selain itu, organisasi juga dibedakan menjadi organisasi primer dan organisasi sekunder menurut Hicks:

Organisasi Primer, organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak. Contoh dari organisasi semacam ini adalah keluarga-keluarga tertentu.

Organisasi Sekunder, organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya. Sebagai contoh organisasi ini adalah kontrak kerjasama antara majikan dengan calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya.

2.4    Struktur Organisasi Publik

Organisasi publik sebagaimana diketahui merupakan oraganisasi birokrasi pemerintahan yang menerapkan kewenangan dan kekuasaan yang legal (formal) dengan adanya kualitas keahlian, dalam pola struktur yang hirarkies. Dengan demikian bahwa struktur dan penentuan desain struktur merupakan isu penting yang harus di perhatikan terkait dengan perkembangan organisasi.

Desain struktur adalah suatu proses yang berkenaan dengan bagaimana aktivitas-aktivitas organisasi distrukturkan atau di tuangkan dalam bentuk struktur dengan tujuan membantu manajer untuk dapat mencapai tujuan secar efisien dan efektif (Chung & Megisson, 1981). Yang di kembangkan dalam desain struktur adalah; 1) hiraki dari tujuan organisasi; 2) Konsep pembagian kerja; 3) Sistem dankontrol. Sedangkan struktur organisasi menunjukkan pola interaksi antara anggota organisasi yang dapat dibedakan atas bentuk klasik (Birokratik, Mekanistik), bentuk Linking-pin, bentuk proyek dan bentuk matriks.

Menurut Gordon (1986) ada tiga bentuk struktur organisasi yang cukup populer dan selama ini dipergunakan dalam organisasi publik, yaitu :

1.      Lini, bentuk ini adalah struktur yang paling simpel atau sederhana. Struktur ini adalah struktur authority dalam bentuk yang sangat jelas dan biasa dikembangkan dalam ruang lingkup organisasi yang kecil. Dimana sistem selalu terkait dengan garis komando anatar pucuk pimpinan pada bawahan menyangkut seluruh opearasional

2.      Lini dan Staf, kontruksi struktur bentuk ini berbeda dengan yang pertama karena adanya tambahan staf. Staf hanya berperan sebagai fasilitator dan b ertugas membantu pimpinan berupa masukan , nasihat, dan pengawasan. Posisi staf tidak ada otoritas dan hubungan langsung pada bawahan, staf diangkat berdasarkan keahlian yang di miliki.

3.      Matrix, bentuk ini merupakan bentuk organisasi proyek. Bentuk ini merupakan kombinasi sumber daya manusia dan non manusia yang di olah bersama-sama dan mempunyai sifat sementara dan di buat dengan tujuan khusus. Apabila sudah selesai sumber daya manusia yang dikonsentrasikan disana akan kembali pada unit masing-masing.

       Ketiga bentuk struktur tersebut merupakan kerangka fisik yang penting yang dapat di bangun dalam organisasi publik, terutama dalam rangka mewadahi sistem manajemen organisasi yang akomodatif terhadap MSDM.

2.5 Bentuk Desain Organisasi

Bentuk dari desain organisasi ini ditentukan oleh tingkat formalisasi yang dilakukan, tingkat sentralisasi dalan organisasi, kualifikasi karyawan, span of control yang ada serta komunikasi dan koordinasi yang ada dalam organisasi (Robbins,2003:136). Bentuk desain organisasi terdiri dari:

a. Organic

Pada organisasi yang berbentuk organic, maka dalam organisasi ini terdapat tingkat formalisasi yang rendah, terdapat tingkat sentralisasi yang rendah, serta diperlukan training dan pengalaman untuk melakukan tugas pekerjaan. Selain itu terdapat span of control yang sempit serta adanya komunikasi horisontal dalam organisasi.

b. Mostly Organic

Pada organisasi yang berbentuk mostly organic, formalisasi dan sentralisasi yang diterapkan berada di tingkat moderat. Selain itu diperlukan pengalaman kerja yang banyak dalam organisasi ini. Terdapat span of control yang bersifat antara moderat sampai lebar serta lebih banyak komunikasi horisontal yang bersifat verbal dalam organisasi tersebut.

c. Mechanistic

Pada organisasi yang berbentuk mechanistic, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya tingkat formalisasi yang tinggi, tingkat sentralisasi yang tinggi, training atau pengalaman kerja yang sedikit atau tidak terlalu penting, ada span of control yang lebar serta adanya komunikasi yang bersifat vertikal dan tertulis.

d. Mostly Mechanistic

Pada jenis organisasi ini, terdapat ciri-ciri yaitu: adanya formalisasi dan sentralisasi pada tingkat moderat, adanya training-training yang bersifat formal atau wajib, span of control yang bersifat moderat serta terjadi komunikasi tertulis maupun verbal dalam organisasi tersebut.

BAB III

P E N U T U P

3.1      Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat penyusun simpulkan bahwa :

Desain dan struktur organisasi ini adalah sebuah proses yang meliputi enam elemen :

- Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian.

- Pembagian departemen : Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer

- Ada rantai komando : Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien

- Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada level atas perusahaan

Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi

- Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan

Selain itu organisasi juga trdiri atas 2 bntuk, yaitu

            1.                  Organisasi formal

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, birokrasi, Negara, dan lain sebagainya.

            2.                  Organisasi infornal

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak sd, kemping ke gunung pangrango rame-rame dengan teman, dan lain-lain.

Demikianlah makalah sederhana ini kami buat. Namun demikian, kami sebagai penyusun menyadari makalah ini masih jauh dari kesempurnaan. Kami mohon maaf apabila masih banyak ditemui kesalahan, itu datangnya dari kealpaan kami. Oleh karena itu, kritik dan saran sangat kami harapkan dari pembaca semua. Terutama dari ibu Julina SE,M.Si selaku pembimbin saya pada umumnya.
Akhirnya, marilah kita kembalikan semua urusan kepada-Nya. Billahit taufiq wal hidayah war ridho wal inayah wassalamu’alaikum wr.wb.

DAFTAR PUSTAKA

           

1.      Robbins, Stephen P.; Judge, Timothy A. (2008). Perilaku Organisasi Buku Jakarta: Salemba Empat. Hal. 214-224

2.      www.google.com

3.      www.wikipedia.com